Datenschutzhinweise Partner-Portal
Stand: August 2026
1. Geltungsbereich
Diese Datenschutzhinweise gelten für das geschlossene Partner-Portal der One Pass GmbH unter partner.one-pass.de. Das Portal ist ausschließlich für registrierte Fachhandels- und Vertriebspartner zugänglich und zeigt nach dem Login partnerbezogene Geschäftsdaten (z. B. Kunden-Nr., Aufträge, Provisions- und Belegdaten) aus unserem CRM-System.
Für die öffentliche Website www.one-pass.de gilt unsere allgemeine Datenschutzerklärung.
2. Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter
One Pass GmbH
Max-Planck-Str. 7
40699 Erkrath
Telefon: +49 211 92091 90
E-Mail: info@one-pass.de
Vertreten durch die Geschäftsführer Thomas Burmeister und René Krebber.
Datenschutzbeauftragter: Jan Grundmann, Telefon 0172 7297333, E-Mail dsb@one-pass.de
3. Welche Daten wir verarbeiten
- Zugangsdaten: E-Mail-Adresse, Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert), Zeitpunkt der letzten Anmeldung.
- Partner- und Stammdaten: Firmenname, Kunden-Nr., Ansprechpartner, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse.
- Geschäftsdaten aus dem CRM/ERP: Aufträge, Angebote, Rechnungen, Provisions- und Umsatzdaten, Vertragsdokumente, Ticket-/Anfragehistorie.
- Technische Zugriffsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, abgerufene Seite, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer.
- Protokolldaten sicherheitsrelevanter Ereignisse: z. B. fehlgeschlagene Anmeldeversuche, Passwortänderungen.
Eine Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) findet nicht statt. Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall oder Profiling finden nicht statt.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
- Bereitstellung des Portals, Authentifizierung und Anzeige Ihrer Geschäftsdaten — zur Erfüllung des Partner- bzw. Handelsvertretervertrags, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
- Betrieb, Stabilität und IT-Sicherheit (Server-Logs, Abwehr von Missbrauch, Bot- und DDoS-Schutz) — berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
- Kaufmännische Aufbewahrung von Belegen und Abrechnungen — rechtliche Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 147 AO, 257 HGB.
- Optionale Zusatzfunktionen (z. B. Benachrichtigungen, Analyse der Portalnutzung) — nur mit Ihrer Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.
Die Bereitstellung Ihrer Zugangs- und Stammdaten ist für die Nutzung des Portals erforderlich. Ohne diese Daten kann kein Zugang gewährt werden.
6. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Ihre Daten werden nur an Dienstleister weitergegeben, die uns beim Betrieb des Portals unterstützen. Mit allen Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO:
- Hosting und Anwendungsbetrieb — Bereitstellung der Portal-Infrastruktur und der Datenbank innerhalb der EU.
- Content-Delivery-Netzwerk / Sicherheitsdienst — Auslieferung der Inhalte, TLS-Verschlüsselung sowie Schutz vor Angriffen.
- CRM-/ERP-System (Dolibarr) — führendes System für Partner-, Auftrags- und Abrechnungsdaten; Betrieb auf von uns beauftragter Infrastruktur.
- E-Mail-Versand — für Anmelde-, Passwort- und Benachrichtigungsmails.
- Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Behörden — soweit gesetzlich vorgeschrieben.
Eine Übermittlung in Drittländer findet nur statt, wenn ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission oder geeignete Garantien (EU-Standardvertragsklauseln) vorliegen.
7. Speicherdauer
- Zugangs- und Stammdaten: für die Dauer der Partnerschaft; Löschung bzw. Sperrung des Zugangs spätestens 6 Monate nach Beendigung.
- Server- und Sicherheitsprotokolle: in der Regel 30 Tage, längstens 90 Tage bei Sicherheitsvorfällen.
- Belege, Abrechnungen und Vertragsunterlagen: 6 bzw. 10 Jahre gemäß §§ 147 AO, 257 HGB.
8. Datensicherheit
Der Zugriff auf das Portal erfolgt ausschließlich verschlüsselt über TLS (HTTPS). Passwörter werden nur als Hash gespeichert. Der Zugriff auf Ihre Daten ist technisch so beschränkt, dass Sie ausschließlich die Ihrer Kunden-Nr. zugeordneten Datensätze sehen. Intern gilt ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept nach dem Prinzip der Datenminimierung; Zugriffe durch Administratoren erfolgen nur zu Support- und Wartungszwecken.
Bitte behandeln Sie Ihre Zugangsdaten vertraulich, verwenden Sie ein starkes, einmaliges Passwort und melden Sie sich nach der Nutzung ab. Verdacht auf Missbrauch melden Sie bitte unverzüglich an kontak@one-pass.de.
9. Ihre Rechte
Sie haben jederzeit das Recht auf:
- Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
- Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO),
- Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Wenden Sie sich dazu an unseren Datenschutzbeauftragten. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.
10. Änderungen dieser Hinweise
Wir passen diese Datenschutzhinweise an, wenn sich Funktionen des Partner-Portals, eingesetzte Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter dieser Adresse abrufbar.